Sursa foto: freepik.com

Guvernul României a aprobat ieri în ședința de guvern inițierea unui proiect de lege care reglementează regimul juridic al îndeplinirii actelor și procedurilor notariale în formă electronică. Digitalizarea activităților notariale se va termina în 18 luni de la publicarea proiectului în Monitorul Oficial, timp în care va fi realizată platforma digitală Top-not și se va asigura securizarea sa.

Astfel, prin intermediul platformei Top-not, notarii vor putea legaliza documente și în variantă digitală care să aibă aceeași valoare ca și documentele pe hârtie. În plus, nici nu va mai fi nevoie, în anumite situații, de prezența solicitanților care au nevoie de atestarea unor documente din partea unui cabinet notarial.

Totuși, înainte de realizarea și operaționalizarea platformei, mai sunt de făcut pași importanți în zona legislativă. După ce Executivul de la Palatul Victoria a aprobat inițiativa de lege, proiectul va fi trimis în Parlament, unde va fi dezbătut mai întâi în Senat și apoi în Camera Deputaților. Dacă cele două camere vor aproba proiectul, cu sau fără modificări, apoi acesta va fi trimis spre promulgare și apoi va fi publicat în Monitorul Oficial.

Prin proiectul de lege aprobat se stabilesc două reguli de funcționare a activității notariale în regim digital:

–Actele și procedurile notariale în formă electronică se îndeplinesc de către notarul public numai prin intermediul platformei informatice/electronice Top-not, ale cărei operaționalizare şi funcționare sunt reglementate de prezenta lege.

-Actul notarial în formă electronică, purtând semnătura electronică/digitală calificată a notarului public, precum și sigiliul electronic calificat al Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România, denumită în continuare Uniunea, aplicat de platforma Top-not, este de autoritate publică și produce aceleași efecte juridice ca același act notarial întocmit pe suport hârtie.

Notarii publici care optează pentru îndeplinirea actelor și procedurilor notariale în formă electronică au obligația să solicite Uniunii, în prealabil, autorizația pentru desfășurarea activității în această modalitate, precum și accesul la platforma electronică Top-not și la programul informatic unic privind registrele biroului notarial.

18 luni necesare pentru digitalizare

În prezent, majoritatea procedurilor notariale sunt realizate „în persoană” și „pe hârtie”, cu utilizarea echipamentelor și instrumentelor digitale limitată în principal la procesele interne, precum înregistrarea procurilor, declarațiilor de opțiune succesorală sau succesiunilor în registre electronice. Comunicarea cu bazele de date publice (Direcția de Evidență a Persoanei, Agenția Națională de Cadastru etc.) are loc electronic, însă relația notar-client rămâne preponderent fizică.

În documentele guvernului se mai precizează că după adoptare în Parlamentul României, mai sunt necesari alți câțiva pași:

-în termen de 6 luni de la data publicării prezentei legi în Monitorul Oficial al României, Președintele Autorității pentru Digitalizarea României va emite decizia pentru aprobarea normelor privind procedura de avizare a platformei Top-not.

-până la data intrării în vigoare a prezentei legi, Uniunea va operaționaliza platforma Top–not și, în vederea realizării schimbului de date, va asigura posibilitatea interconectării acesteia cu Platforma națională de interoperabilitate și cu Registrul național al registrelor, prevăzute de Legea nr. 242/2022 privind schimbul de date între sisteme informatice şi crearea Platformei naționale de interoperabilitate.

-în termen de 1 an și 6 luni de la data publicării prezentei legi în Monitorul Oficial al României, Partea I, ministrul justiției, adoptă, prin ordin, la propunerea Consiliului Uniunii Naționale a Notarilor Publici din România, normele privind punerea în aplicare a dispozițiilor prezentei legi și de asigurare a cadrului de management şi stocare a datelor a platformei Top-not, inclusiv stabilirea categoriilor de date prelucrate şi găzduite de această platformă.

Cum se întâmplă lucrurile acum și de ce este nevoie de schimbare

În expunerea de motive a proiectului, Guvernul arată că serviciile notariale se desfășoară în momentul de față mai mult fizic însă și acestea trebuie să țină pasul cu tehnologia și să se adapteze noilor realități. „Notarul public, pe de o parte, colectează documentele de la client și întocmește actului în format fizic iar, pe de altă parte, transmite aceste documente în format electronic (scanat și semnat electronic) pentru înregistrarea în registrele electronice notariale și registrele publice, precum și păstrarea în arhiva proprie.

Întrucât societatea și tehnologia progresează, digitalizarea domeniului notarial devine un fenomen necesar, care impune o reglementare corectă și adaptată realității juridice și socio-economice actuale. Astfel, potrivit statisticilor INS, 85,7% din populația României utilizează internetul (aprox. 15,35 milioane de utilizatori de internet), iar deschiderea și interesul manifestat de societatea din România pentru adoptarea noilor tehnologii sunt în creștere.

Ritmul alert în care tehnologia este adoptată generează necesitatea fuziunii serviciilor notariale cu noile așteptări și nevoi ale societății, iar acest progres se poate realiza în condiții de siguranță prin utilizarea inteligentă a soluțiilor și instrumentelor digitale, fără a aduce atingere drepturilor constituționale ale cetățeanului, precum și principiilor și garanțiilor legale și deontologice care guvernează  profesia notarială și siguranței circuitului juridic civil.

Pe cale de consecință, digitalizarea activității notariale reprezintă o nouă orientare și raportare la realitatea socială, dar și o consecință firească a creșterii continue a capacității și flexibilității noilor tehnologii și a soluțiilor de securitate cibernetică”, se arată în expunerea de motive.

Platforma Top-not: Instrumentul de digitalizare a activităților notariale

Proiectul de lege prevede crearea platformei informatice Top-not, gestionată de Uniunea Națională a Notarilor Publici din România (Uniunea). Aceasta va facilita nu doar stocarea și administrarea actelor notariale, dar și schimbul securizat de date, asigurând confidențialitatea și integritatea informațiilor. Platforma va permite, de asemenea, colaborarea între notarii publici și instituțiile publice prin mecanisme sigure de jurnalizare și auditare a datelor. Top-not va asigura schimbul de informații între notarii publici și instituții centrale și locale, sub reguli stricte de trasabilitate și securitate, stabilite și monitorizate de Uniune. Orice modificare a funcționalităților platformei va necesita notificarea Autorității pentru Digitalizarea României.

Acte legalizate fără prezența fizică a părților

Conform legii, notarii publici vor putea întocmi acte atât pe suport fizic, cât și electronic, însă pentru aceasta vor necesita autorizație din partea Uniunii și acces la platforma Top-not. Activitatea notarială electronică se va desfășura exclusiv la sediul notarului, dacă părțile sunt prezente fizic și semnează electronic.

Cu toate acestea, notarul public va putea îndeplini în formă electronică, fără prezența fizică a părților, anumite categorii de acte și proceduri expres și limitativ prevăzute de lege, precum, spre exemplu:

– consultații juridice scrise cu caracter notarial;

-primirea și păstrarea documentelor în formă electronică în arhiva electronică notarială;

– darea de dată certă înscrisurilor în formă electronică;

-legalizarea semnăturii interpretului și traducătorului autorizat de pe traducerile în formă electronică;

– transmiterea către Oficiul Național al Registrului Comerțului a actelor privind societățile;

– transmiterea cererilor adresate instituțiilor și autorităților publice;

-comunicarea cererilor și a oricăror alte documente pentru efectuarea operațiunilor de publicitate imobiliară.

Proiectul de lege instituie, totodată, noțiunea de eliberare a duplicatelor de pe înscrisurile notariale în altă formă decât cea în care au fost întocmite, respectiv de emitere a copiei legalizate de pe înscrisuri într-o altă formă decât cea în care acestea au fost întocmite.

Eficientizarea activității notariale este vizată și prin instituirea „evidenței activității notariale electronice”, care vizează registrele biroului notarial.